1. Kan jag som arbetsgivare beordra övertid även för övertidsavlösta tjänstemän?
För att svara på frågan är det viktigt att göra skillnad på att vara övertidsavlöst och att ha oreglerad arbetstid. Vissa tjänstemän med arbetsuppgifter som gör det svårt för arbetsgivaren att kontrollera arbetstiden (exempelvis resande säljare) och tjänstemän i särskild förtroendeställning kan ha oreglerad arbetstid, vilket innebär att de själva styr arbetstiden. För dessa tjänstemän blir det inte riktigt relevant att prata om övertid, då de ofta förväntas arbeta så mycket som krävs för att leverera ett överenskommet resultat.
Övertidsavlösta tjänstemän har vanligen reglerad arbetstid och omfattas av samma arbetstidsregler som övriga tjänstemän. Det innebär att skyldigheten att arbeta övertid är densamma för dessa personer. Den enda skillnaden är att den särskilda kompensationen för övertiden är utbytt mot högre lön och/eller extra semesterdagar. Samma tak för övertiden gäller, det vill säga 100 timmar för enskild månad, 50 timmar i snitt per månad under en rullande tremånadersperiod och 175 timmar per år.
2. När vi har behov av övertidsarbete upplever jag att flera i personalen konsekvent säger nej till att arbeta övertid med hänvisning till “personliga skäl”, som de inte vill ange för arbetsgivaren. Vad gäller här egentligen? Kan jag kräva att få veta vilka skäl det handlar om?
Normalt har inte en arbetsgivare någon rätt att kräva att få veta vad en anställd gör på fritiden. I en situation där arbetsgivaren har bedömt att det krävs övertidsarbete behöver arbetsgivaren göra en avvägning mellan behovet av att få övertidsarbetet utfört och den enskilda individens behov av en meningsfull fritid, barnomsorg och så vidare. För att en sådan avvägning ska kunna göras måste den anställde förklara varför han eller hon inte kan arbeta övertid. Om den anställde vägrar att svara kan övertidsarbete beordras.
Om behovet av övertid uppstår med kort varsel behöver arbetsgivaren ibland acceptera ett nej med hänvisning till personliga skäl. Om en eller flera individer sätter i system att alltid neka övertidsarbete med hänvisning till personliga skäl, även när det beordras med god framförhållning, behöver arbetsgivaren dock förklara för dessa personer att det i anställningsförhållandet ligger en skyldighet att arbeta övertid när det är nödvändigt och att det krävs vägande skäl för att neka övertidsarbete - annars kan det i värsta fall ses som arbetsvägran.
3. När vi får behov av övertidsarbete är det alltid samma personer som anmäler sig “frivilligt” för att arbeta. Framåt hösten brukar de här personerna ligga nära gränsen för tillåten övertid, och i några fall har det till och med hänt att vi av misstag har passerat den tillåtna gränsen för både enskild månad och för året. Vad kan vi göra för att undvika att hamna i de här situationerna och när det händer - vad kan vi göra?
Övertid ses alltid som beordrad även om den godkänns av arbetsgivaren i efterhand. Eventuella överträdelser mot övertidsbegränsningen kommer därför alltid att falla tillbaka på arbetsgivaren.
Lösningen är att arbetsgivaren utövar sin arbetsledningsrätt och beordrar övertidsarbete jämnt fördelat mellan arbetstagarna. Varje medarbetare har en långtgående skyldighet att arbeta övertid när arbetsgivaren bedömer att det är nödvändigt, och det krävs vad som kallas vägande skäl för att kunna neka övertidsarbete. När de personer som alltid ställer upp och arbetar över har ställt upp vid ett par tillfällen kan det vara bra att ha som rutin att fördela ut övertidsarbetet på övriga i gruppen eller på avdelningen.
Det är viktigt att ha koll på hur mycket övertid varje person arbetar. Dels för att det är en arbetsmiljöfråga, men också för att arbetsgivaren är skyldig att förhålla sig till gränserna i avtalet. Om det uppstår en situation där en eller flera medarbetare riskerar att gå över den tillåtna gränsen för ett kalenderår bör arbetsgivaren beordra någon annan att utföra eventuellt ytterligare övertidsarbete, alternativt ta kontakt med den fackliga organisationen för att om möjligt komma överens om extra övertid.
Tänk på att om en person är ledig genom uttag av tid ur tidbank återförs den tiden som tillgänglig tid för övertidsarbete. Avstämningen av arbetad övertid mot gränsen för tillåten övertid per kalenderår görs vid årsskiftet, vilket innebär att om arbetsgivaren under hösten upptäcker att en arbetstagare har arbetat för mycket övertid för året, kan personen ändå genom återföring av tid ur tidbank komma ner under den tillåtna gränsen.