1. Agera snabbt, ta reda på vad som hänt
Undersök och utred noga vad som har hänt och dokumentera detta. Utredningen innebär att ta reda på fakta om vad som hänt. Beroende på vad misskötsamheten gäller ingår ofta att prata med vittnen samt den person som anses ha misskött sig. Om du endast har misstankar om misskötsamhet och inget konkret bevis så utred händelsen skyndsamt och noggrant innan du väljer att höra eventuellt inblandade. Det är viktigt att väga in alla aspekter av händelsen för att kunna ta beslut om eventuella åtgärder. Tänk på att inte vara ensam som arbetsgivarrepresentant vid samtalen, då ord kan stå mot ord vid senare tillfälle då eventuella åtgärder mot misskötsamheten ska sättas in. Om det rör sig om grov misskötsamhet eller brottslighet bör du kontakta TEKO för råd.
2. Åtgärder
Beroende på vad utredningen visar kan olika åtgärder sättas in, allt med syfte att misskötsamheten ska upphöra. Kalla till ett möte med den anställde och tala om att han eller hon kan ta med sig ett fackligt ombud om han eller hon önskar det. Tänk på att mötet bör äga rum i nära anslutning till händelsen, så snart utredningen är klar och du har de fakta du behöver. Överväg vem som ska delta på mötet. Om du tror att mötet kan medföra upprörda känslor eller om du tror att ord kommer att stå mot ord rörande vad som sägs på mötet bör du överväga att bjuda in ytterligare en person till mötet, såsom någon annan arbetsgivarrepresentant. I mötet med den anställde bör du vara tydlig. Det är arbetsgivarens ansvar att klargöra att beteendet inte accepteras på arbetsplatsen och att det måste upphöra. Åtgärder som vidtas är helt beroende på vad som hänt men kan vara till exempel:
- Stöttning för att förbättra den anställdes prestation
- Tydligare instruktioner
- Omplacering till annan arbetstid eller annan befattning
- Muntlig varning (se nedan)
- Skriftlig varning (se nedan)
Glöm inte att dokumentera händelser och åtgärder. Det allra bästa är att skriva ner det ni kommer fram till och låta den anställde skriva under alternativt skicka en sammanställning av vad som togs upp på mötet via e-post. Allt för att undvika att ord står mot ord om misskötsamheten inte upphör.
3. Varning - en form av tydlig tillrättavisning
Att ge en varning till den anställde är både ett sätt att sätta ner foten, men även ett sätt att ge den anställde en chans att bättra sig. Det kan ske muntligen eller skriftligen. En skriftlig varning är ofta att föredra eftersom arbetsgivaren i efterhand då kan visa att du gjort klart för den anställde att dennes agerande eller beteende inte accepteras och vad konsekvenserna kan bli för den anställde om agerandet eller beteendet inte upphör. Den anställde bör skriva under att han eller hon har mottagit varningen. En varning får inte ges i syfte att bestraffa arbetstagaren utan skälet ska vara att tydliggöra vad som inte är acceptabelt och att få den anställde att ändra sitt beteende.
4. Följ upp samtalet
Innan samtalet avslutas, boka in en ny tid för uppföljning. Släpp inte taget om situationen. Behövs en handlingsplan upprättas för att hjälpa den anställde att förbättra sin prestation, fundera i så fall igenom vilka åtgärder som behöver finnas med och när de ska genomföras eller vara uppfyllda. Behöver en handlingsplan upprättas för att hjälpa den anställde att förbättra sin prestation? Fundera i så fall igenom vilka åtgärder som behöver finnas med, och när de ska genomföras eller vara uppfyllda.
5. Vid upprepad misskötsamhet, ge en ny varning
Upprepar den anställde sitt beteende, eller missköter sig på ett annat vis, kalla till ett nytt möte där en ny varning utdelas. Det är viktigt att påståenden om misskötsamhet är tydliga och kan bevisas. Boka in en ny tid för uppföljning.
6. Vid fortsatt misskötsamhet
Kontakta alltid TEKO för att få råd om hur du bör gå vidare för de fall uppsägning på grund av personliga skäl eller avsked kan komma att aktualiseras.