INNEHÅLLSFÖRTECKNING
- Arbetsmiljöansvar vid hemarbete och distansarbete – vad gäller?
- Arbete hemifrån
- Distansarbete
- Organisatorisk och social arbetsmiljö - kommunikation och dialog avgörande
- Försäkringsskyddet
1. Arbetsmiljöansvar vid hemarbete och distansarbete – vad gäller?
Lagen gör ingen skillnad på var arbetet utförs. Enligt grunderna i arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det gäller såväl den fysiska arbetsmiljön (till exempel utrustning som bildskärm, stol, bord), organisatoriska arbetsmiljön (till exempel vilka krav som ställs på arbetstagaren, resurser, befogenheter) och sociala arbetsmiljön (samarbete, stöd från chef och kollegor).
- Arbetsgivaren ska, inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet, undersöka riskerna i arbetet och vidta åtgärder för att minska dessa.
- Arbetsgivaren ska även se till att arbetstagaren känner till riskerna i arbetsmiljön och får information om hur arbetet ska utföras för att minimera dessa.
- Varje arbetstagare har också enligt arbetsmiljölagen ett eget ansvar som att till exempel följa de rutiner och instruktioner som arbetsgivaren tar fram samt att rapportera eventuella risker i arbetsmiljön till arbetsgivaren.
- Det är inte möjligt för arbetsgivaren att åka hem till arbetstagare och göra skyddsronder, därför behöver arbetstagaren också ta ett ansvar för sin egen arbetsmiljö.
- Arbetsgivaren och arbetstagaren bör ha en dialog om förutsättningarna för arbetet så att en så bra arbetsmiljö som möjligt kan upprätthållas. Dialogen blir extra viktigt när arbetet sker hemma eller på distans eftersom man träffas mindre.
2. Arbete hemifrån
Arbetsgivaren har ett arbetsmiljöansvar när arbetet sker i arbetstagarens hem. Arbetsgivaren tar detta ansvar genom att så långt möjligt förbereda och informera arbetstagaren om arbetet. Den egna hemmiljön är arbetstagarens ansvar, men arbetsgivaren ska ge bra förutsättningar för att arbetet ska kunna utföras i en så bra arbetsmiljö som möjligt.
Det arbete som kommer att ske hemifrån är typiskt sett arbetet vid dator. Arbetsmiljöriskerna som kan uppstå är framför allt belastningsergonomiska och bero på hur arbetsplatsen är utformad med stol, bord, arbetsyta, belysning, dator, datoruppkoppling med mera.
För att underlätta arbetet hemma bör arbetsgivaren tillsammans med skyddsombuden, om sådana finns, ta fram rutiner, råd och information för hemarbete. Råden om hur man får till en bra arbetsplats hemma kan till exempel innehålla information om:
- lämpliga arbetsställningar och arbetsrörelser,
- tecknen på överbelastning av leder och muskler,
- vilken utrustning som behövs,
- vilka möjligheter det finns att låna utrustning från arbetsplatsen,
- lathundar kring hur man kopplar upp sig mot företagets system,
- skydds- och sekretessregler,
- hur kommunikation och dialog med arbetsplatsen ska ske med mera.
Om det inte går att ordna en lika bra sittplats i hemmet som på jobbet kan till exempel råden vara att ta tätare pauser för att röra på sig och innehålla beskrivningar om hur arbetstagare kan variera sin arbetsställning.
Faktorer som påverkar arbetsmiljörisken är hur ofta och under hur långa perioder som arbetet i hemmet sker. De åtgärder som vidtas för att förebygga arbetsmiljörisker kommer att bero på riskens allvarlighet och tidsaspekten.
3. Distansarbete
Till skillnad från att då och då jobba hemifrån kan arbetsgivaren och arbetstagaren komma överens om att arbetet ska genomföras som distansarbete, antingen hela eller delar av veckan. Då betraktas den arbetsplats som arbetet ska utföras ifrån, oftast hemmet, normalt som den ordinarie arbetsplatsen. Ju större krav från arbetsgivaren på arbete i hemmet desto större ansvar för arbetsgivaren att tillgodose en god arbetsmiljö – såväl fysiskt som organisatoriskt och socialt.
Vid distansarbete bör avtal upprättas om vad arbetsgivaren ska stå för i form av kontorsutrustning (bord, stol, belysning med mera), hård- och mjukvara (skärma, dator, uppkopplingar, programvaror med mera) samt försäkringsfrågor. Sådana avtal kan upprättas som en bilaga till anställningsavtalet. Vidare bör det även framgå vad som ska gälla kring kontakt med arbetsplatsen, deltagande på olika möte och i vilken form (fysiskt eller digitalt) och avrapportering av olika arbetsuppgifter eller redovisning av arbetsresultat om detta är aktuellt.
4. Organisatorisk och social arbetsmiljö - kommunikation och dialog avgörande
Med arbete hemma eller vid distansarbete ändras vårt sätt att kommunicera. På kontoret möts vi i korridoren, på lunch, vid kaffeautomaten och vi har lätt att stämma av med varandra vid korta möten. Det är normalt lättare för arbetsgivaren att stämma av hur arbetet går och hur arbetstagare mår när man träffas regelbundet på arbetsplatsen.
När arbetet i större utsträckning sker hemma eller som distansarbete blir det viktigt att också komma fram till hur vi ska kommunicera. Arbetsgivare och arbetstagare behöver komma överens om hur man ska hålla kontakt, hur arbetet ska stämmas av, hur deltagande på möten och avrapporteringar med mera ska ske. Uppmuntra, som arbetsgivare, att kontakt kommer tillstånd och var lyhörd för frågor som arbetstagare kan ha kring hemarbetet.
Frågor som oro och isolering kan bli aktuella och därmed blir det ännu viktigare med tydlig och regelbunden kommunikation mellan chef och arbetstagare för att fånga upp dessa delar. Oron kan bero på en rad olika orsaker t ex rädd för att bli sjuk, rädd för att närstående ska bli sjuka, isolering, ensamhet, risk för uppsägning, brist på struktur/dygnsrytm, känslan av att inte bidra, undersysselsatt samt allmän ovisshet om framtiden.
5. Försäkringsskyddet
Vid hemarbete gäller arbetsskadeförsäkringen (TFA, Trygghetsförsäkring vid arbetsskada). Men till skillnad från arbete på själva arbetsplatsen krävs att olyckan/skadan har ett direkt samband med det arbete som ska utföras det vill säga att skadan skett i samband med utförandet av arbetsuppgifterna.
Exempel på situationer då försäkringen gäller är om arbetstagaren snubblar på sladden till jobbdatorn, sitter vid datorn och svarar på arbetsrelaterade mejl, sitter vid datorn och talar med kollega/kund i telefon, går runt i bostaden och har arbetssamtal i arbetsgivarens telefon, under arbetstid åker mellan hemmet och kundmöte eller åker till arbetsplatsen för att hämta dator/telefon/brev.
Dock gäller inte försäkringen om en skada skulle uppstå när man kokar kaffe hemma i köket. Eftersom skadan ska ha direkt koppling till arbete så gäller inte försäkringen även om kaffekokandet sker på arbetstid. Ett annat exempel då försäkringen inte gäller är om man skadar sig då man gör ett privat ärende under en paus i arbetet.
Vid permanent distansarbete kan försäkringsskyddet behöva ses över och eventuellt kompletteras. Vi rekommendera att ni som arbetsgivare ser över era företagsförsäkringar via era försäkringsbolag samt tar kontakt med Avtalat, som är en del av Svenskt Näringsliv, för information om både allmänna och kollektivavtalade försäkringar för de anställda innan distansarbete påbörjas.
Tips
Innan hemarbete ska påbörjas eller sådan möjlighet erbjudas kan du som arbetsgivare tillsammans med berörda arbetstagare gå igenom tipsen nedan.
- Arbetsyta/bord
Hitta en plats för arbetet som gör att du inte behöver flytta runt. Bordsytan ska helst vara i armbågshöjd när man sitter ner. Vanliga köksbord är oftast lite för höga. Har du möjlighet kan du justera detta med en lite högre stol. Underarmarna ska vila på borsytan.
- Stolar
Vanliga köksstolar saknar ofta stöd för svanken. Detta kan kompenseras med ett stöd i form av en kudde eller filt.
- Dator
Är det tal om att sitta hemma en längre tid bör den bärbara datorn kompletteras med tangentbord och mus. Med ett extra tangentbord kan den bärbara datorn placeras på till exempel en hög med böcker för att ge bättre vinkel i nacke. Eventuellt kan det finnas behov av att låna med sig tangentbord, mus, skärm, högtalare, headset från arbetsplatsen om arbetet hemma ska pågå längre tid eller mer regelbundet. Följ företagets råd och rutiner kring detta.
- Belysning
Belysningen på ett kontor är oftast utformad på ett annat sätt än belysningen hemma. Oftast är det ljusare. Tänd fler lampor när arbetet sker i hemmet och använd gärna flyttbara läslampor för att få till en bra ljusmiljö. Placera datorn så att det inte uppstår reflektioner från fönster eller lampor. Använder du terminalglasögon på jobbet – glöm inte dem till hemarbetet.
- Rörelse och variation
Ta korta pauser för att inte få ont i nacke och axlar och få igång cirkulationen. Stretcha ryggen, rulla axlarna och gör några sidoböjningar. Ta tid för vardagsmotion som t ex morgon- eller lunchpromenader. Detta är råd som är viktiga när vi sitter på kontoret men som blir ännu viktigare när vi jobbar hemma.
- Rutiner
Planera arbetsdagen och hitta struktur och rutiner. Alla är olika, men det kan vara bra att få till tydlighet kring när arbetet startar och slutar och att skilja på arbete och fritid.
- Kommunikation och dialog
Kom överens om:
- hur ni ska hålla kontakt,
- hur arbetet ska stämmas av,
- hur deltagande på möten ska ske samt avrapporteringar med mera.
- uppmuntra till regelbunden kontakt och var lyhörd för frågor och problem kring arbetet hemma.
Relevanta länkar
Distansarbete – Prevent
Frågor och svar arbetsskadeförsäkringar när man jobbar hemifrån – AFA Försäkring
Kollektivavtalade försäkringar – Avtalat
Kan arbetsgivaren kräva arbete på distans?
Användning av datorer och bildskärmar vid distansarbete - Arbetsmiljöverket