1. Håll facket informerat om vad som händer i bolaget
I 19 § MBL står det att en arbetsgivare fortlöpande ska informera de arbetstagarorganisationer som man har kollektivavtal med om hur verksamheten utvecklas ekonomiskt och produktionsmässigt, samt om riktlinjerna för personalpolitiken. Hur det här ska gå till i praktiken regleras inte i lag, utan det är upp till bolaget och facket att komma överens om. Vissa riktlinjer finns i Utvecklingsavtalet.
2. Kalla till förhandling
Det kan finnas flera anledningar att kalla facket till förhandling. En vanlig orsak är att arbetsgivaren tänker genomföra en viktigare förändring av verksamheten eller en viktigare förändring av arbets- eller anställningsförhållanden för en eller flera individer. Normalt så förfogar arbetsgivaren ensidigt över beslutsrätten när det gäller frågor om hur verksamheten ska fungera, organisation, lokaler etcetera Notera dock att innan ett beslut fattas måste facket ges möjlighet att komma med synpunkter. Detta kallas för arbetsgivarens primära förhandlingsskyldighet och regleras i 11 § MBL.
Även i andra fall kan det bli aktuellt att kalla facket till förhandling. Det kan handla om frågor om arbetstid, semesterförläggning, lönerevision etcetera. I den här typen av frågor är målet med förhandlingen oftast att parterna ska komma överens om hur ett exempelvis ett regelverk i kollektivavtalet ska tillämpas på arbetsplatsen.
Begäran om förhandling görs med en så kallad förhandlingsframställan. Den bör vara skriftlig och lämnas till fackklubb alternativt skickas till fackets lokalavdelning.
I vissa fall kan både arbetsgivare och fack begära en lokal förstärkt förhandling. Då kan TEKO:s rådgivare vara med och stötta arbetsgivaren, samtidigt som den lokala klubben får stöd av en facklig ombudsman. En lokal förstärkt förhandling kan vara ett bra alternativ i de fall där arbetsgivaren och facket inte lyckas enas om hur en specifik fråga ska lösas, men ändå vill försöka hitta en framkomlig väg utan att begära central förhandling.
3. Vilket fack ska arbetsgivaren kalla till förhandling?
Vilket eller vilka fackförbund som arbetsgivaren måste förhandla med beror på vilka arbetstagare som berörs av frågan som förhandlingen gäller. Gäller frågan tjänstemännen på bolaget så kallas tjänstemannafacken till förhandling, och om frågan gäller arbetarna på bolaget så kallas IF Metall. Om en fråga särskilt berör en specifik arbetstagare och dennes arbets- eller anställningsförhållanden kallas det fack som arbetstagaren tillhör.
4. Om facket begär förhandling
Om facket begär förhandling med arbetsgivaren finns ett par saker att förhålla sig till:
Samtliga fackförbund som har medlemmar anställda hos en arbetsgivare har också rätt till förhandling med arbetsgivaren i frågor som rör deras medlemmar (10 § MBL). I praktiken är det dock oftast de fackförbund som arbetsgivaren har kollektivavtal med som är aktuella i förhandlingssituationer.
I förhandlingsordningen beskrivs de tidsfrister inom vilka förhandlingen måste inledas. I de flesta fall är det möjligt att komma överens om andra tidsramar.
En part har bara rätt att förhandla om omständigheter som inte har hunnit bli preskriberade enligt förhandlingsordningen. Om förhandlingen gäller omständigheter som ligger längre tillbaka i tiden, och arbetsgivaren har en annan uppfattning i saken än facket, är det viktigt att tidigt i förhandlingen göra en preskriptionsinvändning.
Preskriptionsinvändningen ska föras in i protokollet.
5. Tystnadsplikt
Om den information som kommer att delges facket vid förhandlingen är av känslig natur kan arbetsgivaren begära tystnadsplikt av facket.
6. Under förhandlingen
En lyckad förhandling bygger på att både arbetsgivare och fack förbereder sig på ett bra sätt och är beredda att lyssna på motpartens argument och åsikter. Gäller förhandlingen en fråga där arbetsgivaren har ensidig rätt att fatta beslut (exempelvis organisatoriska frågor, ordningsregler, policy med mera) har facket ändå rätt att komma med synpunkter som arbetsgivaren kan ta till sig innan beslutet fattas. Läs mer om Förhandling.
Gäller förhandlingen en tvist av något slag (intressetvist eller rättstvist) eller en fråga där det är önskvärt att man kommer överens vill det till att båda parter är inställda på att försöka hitta en lösning. Har arbetsgivare och fack väldigt olika uppfattning i frågan, eller om frågan är principiellt viktig, är det lätt att hamna i fastlåsta positioner. Kontakta TEKO för rådgivning i det enskilda fallet.
Det är viktigt att man tidigt i förhandlingen klargör vad förhandlingen gäller och vilka krav man ställer på motparten. Om förhandlingen slutar i oenighet och saken prövas vidare i förhandlingsordningen är det nämligen bara de frågor som den lokala förhandlingen omfattade som kan tas upp på förhandlingsbordet. Man kan alltså inte tillföra nya frågor i en eventuell central förhandling.
Om någon av parterna behöver en paus i förhandlingen för att överlägga internt, inhämta information eller konsultera någon utomstående så kan man komma överens om att ajournera förhandlingen. Då kommer man även överens om när förhandlingen ska återupptas. Notera att detta inte är samma sak som att avsluta förhandlingen.
7. Avsluta förhandlingen
I bästa fall avslutas en förhandling i enighet. Då har arbetsgivaren och facket samsyn och är överens om den fråga som har förhandlats. Även om parterna inte lyckas enas om sakfrågan så kan man gemensamt komma överens om att avsluta förhandlingen. Dessutom har både arbetsgivare och fack rätt att när som helst ensidigt avsluta en förhandling.
Det görs genom att man på ett tydligt sätt meddelar motparten att man anser förhandlingen avslutad. Det är viktigt att förklara förhandlingen avslutad innan man skiljs åt, och inte vänta tills protokollet är justerat. Gör man inte det riskerar man att fördröja eventuella beslut, och det finns också en risk att motparten ändrar uppfattning i frågan och kanske inte skriver under protokollet.
Båda parter har rätt att begära central förhandling om en lokal förhandling har avslutats i oenighet. Då finns vissa tidsfrister att ta hänsyn till. Läs mer i förhandlingsordningen.
8. Skriva protokoll
Om någon av parterna begär det så ska ett protokoll skrivas. TEKO rekommenderar att protokoll alltid skrivs för att undvika missförstånd, samt att arbetsgivaren är den part som skriver protokollet. I protokollet bör följande punkter finnas med:
- datum och plats för förhandlingen
- mellan vilka parter som förhandlingen har hållits
- vilka personer som har deltagit
- en kort beskrivning av frågan som har förhandlats
- arbetsgivarens ståndpunkt
- fackets ståndpunkt
- resultat av förhandlingen (inklusive eventuella beslut och överenskommelser)
- huruvida förhandlingen avslutats i enighet eller ej.
Det är även bra att konstatera huruvida arbetsgivarens förhandlingsskyldighet är fullgjord eller inte (gäller exempelvis förhandlingar enligt 11 § MBL).
Det färdiga protokollet justeras och signeras av en person från vardera part.