Arbetsgivarens arbete med aktiva åtgärder

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Aktiva åtgärder – hur ska arbetet gå till?
2. Aktiva åtgärder - vad ska arbetet omfatta?
3. Samverkan
4. Trakasserier - förebyggande arbete och utredningsskyldighet
5. Riktlinjer och rutiner
6. Arbetsgivarens skyldighet att utreda trakasserier och sexuella trakasserier
7. Lönekartläggning
8. Dokumentationskravet

Boken “Diskriminering och likabehandling – en handledning”, utgiven av Industrirådet, innehåller fördjupande texter och praktiska exempel på hur arbetet med aktiva åtgärder kan gå till. Med aktiva åtgärder avses ett förebyggande och främjande arbete inom en verksamhet för att aktivt motverka diskriminering. Det är alltså inte tillräckligt att arbetsgivaren endast vidtar åtgärder med anledning av en viss händelse.

1. Aktiva åtgärder – hur ska arbetet gå till?

När man arbetar med aktiva åtgärder ska man använda samma arbetssätt som vid arbetet med de arbetsmiljörättsliga reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Arbetet med de aktiva åtgärderna ska således ske löpande och kontinuerligt. Tanken är att arbetsgivaren ska kunna samordna sitt arbete enligt dessa två regelverk.

Nedan går vi igenom processen: 

Undersök riskerna för diskriminering

Det första steget är att undersöka om det finns eller finns risk för diskriminering eller repressalier i verksamheten. De områden som ska undersökas är arbetsförhållandena, löner och anställningsvillkor, rekrytering och befordran, utbildning/kompetensutveckling och möjligheten att förena arbete med föräldraskap.

Undersökningen kan exempelvis ske genom att man ser över rutiner, riktlinjer och policydokument. Andra utredningsmetoder kan vara enkäter, intervjuer och arbetsplatsträffar. Det är viktigt att enskildas integritet alltid respekteras i den typen av undersökningar. Undersökningen omfattar även eventuella attityder eller strukturer som kan hindra enskildas rättigheter och möjligheter.

Analys

Nästa steg är att analysera och reflektera över resultatet av undersökningen, det vill säga varför det ser ut som det gör. Omfattningen av detta analysarbete är beroende på verksamhetens typ och storlek. 

Planering och genomförande av åtgärder

Om arbetsgivaren upptäcker att det förekommer diskriminering eller repressalier eller att det finns risker för detta ska en åtgärdsplan tas fram. I planen ska anges vilken typ av åtgärder som ska göras, tidsåtgång, kostnader och vem eller vilka som ska ansvara för åtgärderna.

Genomförandet av åtgärderna ska planeras med realistiska tidsperspektiv. Enklare åtgärder kan ofta genomföras direkt medan mer komplicerade förändringar kan och får ta längre tid att genomföra.

Hur omfattande åtgärder som ska vidtas måste avgöras från fall till fall, bland annat genom att ta hänsyn till resurser, det identifierade behovet av åtgärder och andra omständigheter i det enskilda fallet. Om inga problem upptäckts behöver arbetsgivaren heller inte vidta några åtgärder. 

Uppföljning och utvärdering

Sista steget är att arbetsgivaren löpande ska följa upp och utvärdera hur arbetet och de planerade åtgärderna har fungerat, samt om de uppsatta målen har uppnåtts. Tänk på att erfarenheterna av detta arbete kan utgöra en del av underlaget för nästa undersökning av verksamheten.

2. Aktiva åtgärder - vad ska arbetet omfatta?

Arbetet med aktiva åtgärder ska omfatta fem olika områden:

Arbetsförhållanden

Arbetsförhållanden är ett samlingsbegrepp som omfattar fysiska, sociala och organisatoriska arbetsförhållanden. 

Organisatoriska arbetsförhållanden innefattar arbetsfördelning och organisering av arbetet, vilket exempelvis kan inkludera undersökning av fördelningen av heltids- och deltidsanställningar samt fördelningen av visstidsanställningar och tillsvidareanställningar.

Vid undersökning av arbetsförhållandena så är det viktigt att analysera om det finns kopplingar till någon av diskrimineringsgrunderna, till exempel hur utformningen av möbler och tekniska hjälpmedel är anpassade för olika åldersgrupper.

Praxis om löner och andra anställningsvillkor

Arbetsgivaren ska bland annat undersöka vilka kriterier som tillämpas vid lönesättning, praxis avseende förmåner såsom tjänstebil, reseförmåner och bonussystem. Det är viktigt att komma ihåg att analysen inte ska fokusera på enskilda individer utan på strukturer och på den kollektiva nivån.

Den här bestämmelsen kompletteras med de specifika krav som finns gällande lönekartläggning som du kan läsa mer om under avsnittet lönekartläggning en bit ner.

Rekrytering och befordran

Arbetsgivaren ska undersöka och titta på vilka riktlinjer och policyer som bolaget använder vid rekrytering och befordran, och om det finns risk att vissa personer missgynnas. Arbetsgivaren ska också verka för en jämn könsfördelning i olika typer av arbeten och på ledande positioner. 

Utbildning och övrig kompetensutveckling

Arbetsgivaren ska undersöka om det finns risker eller hinder som gör att den utbildning och kompetensutveckling som erbjuds på bolaget inte kommer alla till del oavsett diskrimineringsgrund. 

Möjligheter att förena förvärvsarbete med föräldraskap

I den här delen ska arbetsgivaren undersöka hur verksamheten fungerar för den som är förälder och om det finns behov av åtgärder för att underlätta arbete och föräldraskap.

3. Samverkan

Som arbetsgivare har du en skyldighet att samverka med facket i arbetet med aktiva åtgärder. Samverkansarbetet omfattar hela arbetet med aktiva åtgärder enligt de fyra stegen ovan det vill säga undersökningen, analysen, vid vidtagande av eventuella åtgärder samt vid uppföljningen av planerade åtgärder. Hur samverkan ska gå till bestäms av de lokala parterna. Om det saknas facklig företrädare på arbetsplatsen får arbetsgivaren ta ställning till hur och med vem samverkan ska ske. Det är arbetsgivaren som slutligen beslutar om och vilka åtgärder som ska vidtas.

4. Trakasserier - förebyggande arbete och utredningsskyldighet

Alla arbetsgivare ska ha riktlinjer i sin verksamhet för nolltolerans av trakasserier och sexuella trakasserier. Syftet med riktlinjerna är att tydliggöra för alla anställda inklusive chefer, visstidsanställda, praktikanter och inhyrd personal att arbetsgivaren inte accepterar trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier på arbetsplatsen. På så sätt ska arbetsgivaren förebygga och förhindra sådana beteenden.

5. Riktlinjer och rutiner

Alla arbetsgivare ska också ha rutiner i sin verksamhet för hur man hanterar trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier på arbetsplatsen.

Det ska framgå av rutinerna vem den som upplever sig utsatt kan vända sig till och vad arbetsgivaren måste göra när hon eller han får kännedom om att det eventuellt förekommer trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier på arbetsplatsen.

Vidare är det viktigt att det framgår vem som har ansvar för att utreda händelsen eller påståendena. För att riktlinjerna och rutinerna ska fungera är det viktigt att alla i verksamheten känner till dem.

6. Arbetsgivarens skyldighet att utreda trakasserier och sexuella trakasserier

Arbetsgivaren har en långtgående skyldighet att utreda påstådda trakasserier och att förebygga förekomsten av trakasserier på arbetsplatsen. Om en arbetsgivare får reda på att en anställd anser sig blivit utsatt för trakasserier eller sexuella trakasserier i samband med arbetet, av någon annan på arbetsplatsen, är arbetsgivaren skyldig att utreda omständigheterna kring de påstådda trakasserierna.

Svårare fall av trakasserier, mobbning och kränkningar ska dessutom omgående anmälas till Arbetsmiljöverket.

Arbetsgivaren är skyldig att vidta de åtgärder som kan behövas för att i framtiden förhindra trakasserier. Skyldigheten att utreda och vidta åtgärder mot trakasserier gäller också i förhållande till en person som fullgör praktik eller utför arbete såsom uthyrd eller inlånad arbetskraft.

Klicka här för att komma till vår steg-för-steg-guide med praktiska tips om hur arbetsgivaren bör agera vid misstanke om trakasserier och sexuella trakasserier på arbetsplatsen.

7. Lönekartläggning

För att motverka osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan män och kvinnor ska arbetsgivaren varje år göra en lönekartläggning. I lönekartläggningen ingår bland annat att undersöka vilka kriterier som tillämpas vid lönesättning, praxis avseende förmåner såsom tjänstebil, reseförmåner och bonussystem. Det är viktigt att komma ihåg att analysen inte ska fokusera på enskilda individer utan på strukturer och på den kollektiva nivån.

Mer information om lönekartläggning och hur den kan göras i praktiken finns i skriften “Lönekartläggning”.

Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor

I det första steget ska arbetsgivaren kartlägga och analysera bolagets bestämmelser och praxis gällande löne- och anställningsvillkor. Om det framkommer att bestämmelser och den praxis som bolaget tillämpar inte är könsneutralt ska detta åtgärdas. 

Lika arbete

I det här steget ska arbetsgivaren analysera om det finns löneskillnader mellan män och kvinnor som utför lika arbete och om skillnaderna har direkt eller indirekt samband med kön. 

Likvärdigt arbete

Mot bakgrund av att kvinnliga yrken ofta utmärks av en undervärdering av kraven i arbetet med en lägre lön som följd, ska arbetsgivaren i det sista steget särskilt analysera eventuella löneskillnader mellan kvinnodominerade grupper och andra grupper med likvärdigt arbete som inte är kvinnodominerade på bolaget. Arbetsgivaren ska också identifiera och jämföra kvinnodominerade grupper med icke kvinnodominerade grupper där kraven för arbete är lägre men lönen högre. 

Dokumentation

Arbetsgivare med fler än tio anställda ska dokumentera arbetet med lönekartläggningen. Läs mer om dokumentationskravet nedan. 

Samverkan

I arbetet med lönekartläggningen ska arbetsgivaren samverka med de anställda. Normalt representeras arbetstagarna av de fackliga organisationer som finns representerade på arbetsplatsen. Saknas fackliga företrädare får arbetsgivaren ta ställning till hur samverkan ska ske.

Arbetsgivaren ska se till att den fackliga organisationen får den information som behövs för att samverkansarbetet ska fungera. I de fall informationen innehåller uppgifter om löner eller andra förhållanden för enskild anställd är det lämpligt att tillämpa reglerna om tystnadsplikt enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL). Läs mer om vad som gäller rörande tystnadsplikt här. Diskrimineringslagen ger ingen generell rätt för facket att ta del av samtliga anställdas löner eller andra personuppgifter, utan endast den information som behövs för samverkan.

För de fall en facklig organisation lämnar besked om att den inte vill samverka bör du dokumentera detta.

8. Dokumentationskravet

Dokumentationskravet varierar beroende på hur många anställda som arbetsgivaren har. Arbetsgivare med färre än tio arbetstagare har en skyldighet att uppfylla lagens krav på aktiva åtgärder men behöver inte skriftligen dokumentera arbetet.

Arbetsgivare som vid ingången av kalenderåret hade mellan 10 och 24 arbetstagare ska under året skriftligen dokumentera arbetet med lönekartläggningen.

En arbetsgivare med fler än 25 arbetstagare ska under året skriftligen dokumentera arbetet med aktiva åtgärder. Syftet med dokumentationen är att den ska underlätta det fortlöpande arbetet med aktiva åtgärder genom att arbetsgivaren kan följa upp vad som tidigare genomförts och därmed inte behöver börja om från början. Dokumentationen av aktiva åtgärder ska innehålla en redogörelse för alla delar av arbetet som avser de områden som anges i lagen. Arbetsgivaren ska redogöra för undersökningen, analysen samt de förebyggande och främjande åtgärder som vidtagits eller planerats. Redogörelse ska ta sikte på samtliga delar av arbetsgivarens verksamhet.

Dokumentationen ska innehålla:

• en redogörelse över arbetet med aktiva åtgärder
• en redogörelse för de åtgärder som ska vidtas för att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier samt för att främja en jämn könsfördelning på arbetsplatsen
• en redovisning av resultatet av lönekartläggningen och analysen av denna
• en redovisning för vilka lönejusteringar och andra åtgärder som är nödvändiga för att utjämna osakliga skillnader i lön mellan män och kvinnor
• en kostnadsberäkning och tidsplanering av nödvändiga lönejusteringar utifrån målsättningen att de ska genomföras senast inom tre år
• en redovisning och utvärdering av genomförandet av föregående års planerade åtgärder
• en redogörelse för hur samverkansskyldigheten fullgörs (det räcker inte att bara konstatera att man har samverkat).

9. Lönetransparensdirektivet

Under våren 2023 antog EU lönetransparensdirektivet som ska införas i svensk lag. En svensk statlig utredning föreslog i slutet av maj hur främst diskrimineringslagen behöver förändras när direktivet nu ska införas i det svenska regelverket.

De nya reglerna kommer att innebära ökade skyldigheter för för arbetsgivare att tillhandahålla information om lönekriterier, lönenivåer och snittlöner för arbetstagare och i vissa fall också för arbetssökande. Många företag kommer också att behöva uppfylla nya regler om rapportering av löneskillnader mellan män och kvinnor till Diskrimineringsombudsmannen. Vidare kommer det att införas utökade skyldigheter vid lönekartläggning.

Även om det är ett tag tills reglerna börjar gälla kan det redan nu vara en bra idé att orientera sig i regelverket. Därför har TEKO:s samarbetspartner Teknikföretagen tagit fram ett webbinarium där arbetsrättsjuristen Anton Wemander Grahm bland annat går igenom:

• Vad innebär de nya informationsskyldigheter i förhållande till arbetstagare och arbetssökande?
• Hur förändras lönekartläggningsbestämmelserna?
• Vilka uppgifter ska en arbetsgivare rapportera till Diskrimineringsombudsmannen
• När ska samverkan med facket ske?
• Hur påverkas företagens lönesättningsprocesser?
• När börjar reglerna att gälla?