INNEHÅLLSFÖRTECKNING
- Grundläggande regler
- Räkna ut antal betalda semesterdagar
- Semester för nyanställda
- Lägga ut semester
- Semester för intermittent deltidsarbetande – Tjänstemannaavtalet Unionen/Sveriges Ingenjörer/Ledarna
- Sparande av semesterdagar
- Semesterlön vid ändrad sysselsättningsgrad
- Ersättningssemester
- Anställningens upphörande
- Semesterersättning vid korta tidsbegränsade anställningar
1. Grundläggande regler
Semesterlagen gäller för alla arbetstagare, även arbetsgivarens familjemedlemmar om de arbetar på bolaget. Varje anställd, såväl heltidsanställda som deltidsanställda, har rätt till 25 dagars semesterledighet. Om anställningen avses pågå i högst tre månader bör det avtalas att semesterledighet inte skall förläggas utan arbetstagaren får semesterersättning istället.
Arbetsgivaren kan komma överens om längre semester med den enskilde arbetstagaren.
Betald och obetald semesterledighet
Rätten till semesterledighet och rätten till semesterlön är två skilda begrepp. Arbetstagare har alltid rätt till semesterledighet. För anställningar kortare än 3 månader finns möjlighet till avsteg från den rätten.
Semesterlön tjänar däremot den anställde in i anställningen. I en semesterledighet kan därför ingå både ”betalda” och ”obetalda” semesterdagar. Den anställde ska få ut betalda semesterdagar före obetalda. En arbetstagare kan avstå från obetalda semesterdagar och de får inte sparas till ett senare år.
Semesterår och intjänandeår
Semesteråret är den tid då arbetsgivaren ska lägga ut semesterledighet. Semesteråret infaller enligt semesterlagen under perioden 1/4–31/3. Det år då den anställde tjänar ihop betald semester kallas intjänandeåret och är den period 1/4–31/3 som föregår semesteråret.
Tjänstemannaavtalet Unionen/Sveriges Ingenjörer/Ledarna
Arbetsgivaren kan, med den anställde eller lokal facklig organisation, komma överens om att semesteråret löper under annan 12-mån period, exempelvis 1/1-31/12. Den närmaste föregående tolvmånadersperioden är då intjänandeår. Det är också möjligt att på samma vis träffa överenskommelse om sammanfallande semesterår och intjänandeår.
När intjänandeår och semesterår sammanfaller ska utbetald semesterlön ses som en a contoutbetalning och avräknas från semesterersättning och lön. Anställd som fått fler semesterdagar utbetalat än vad som tjänats in, ska återbetala det hon eller han fått för mycket.
2. Räkna ut antal betalda semesterdagar
Antalet betalda semesterdagar den anställde får rätt till beror på:
- anställningstiden under intjänandeåret
- semesterlönegrundande frånvaro under intjänandeåret
- semesterrätten som överenskommits i anställningsavtalet, dock lägst 25 dagar.
Så räknar du ut antalet betalda semesterdagar
- Ta reda på hur många kalenderdagar under intjänandeåret som arbetstagaren varit anställd. Räkna alla kalenderdagar utom de dagar som arbetstagaren eventuellt haft ledighet som inte är semesterlönegrundande. Läs mer under avsnittet ”Frånvaro som ger rätt till semesterlön” nedan.
- Dividera de framräknade anställningsdagarna enligt punkt 1 med antalet dagar på ett år, det vill säga 365 (366 vid skottår).
- Multiplicera det framräknade talet med antalet dagar som överenskommits i anställningsavtalet (minst 25). Avrunda alltid eventuella decimaler till närmaste högre heltal.
Antalet obetalda semesterdagar
Utgå från det totala antalet semesterdagar som överenskommits i anställningsavtalet (minst 25). Dra sedan från antalet betalda semesterdagar. Det som blir kvar är då antalet obetalda semesterdagar. När arbetsgivaren har meddelat arbetstagaren hur många betalda respektive obetalda semesterdagar han/hon har rätt till kan arbetsgivaren också begära besked om arbetstagaren tänker avstå från obetald semester.
Vilka dagar ingår i semesterledigheten?
Semesterledighet är antingen enstaka semesterdagar eller en period som börjar och slutar med en semesterdag.
Löneavdrag görs för alla dagar som skulle ha varit arbetsdagar under semesterledigheten.
Semesterlönegrundande frånvaro
Semesterlagen säger att frånvaro i vissa lägen ska ge rätt till semesterlön. Därför ska arbetsgivaren vid uträkning av semesterlönen ta med den lön som den anställde gått miste om på grund av sådan frånvaro.
Följande frånvaro är semesterlönegrundande:
- Sjukfrånvaro
Vid hel frånvaro på grund av sjukdom tjänar den anställde in semesterlön som om arbete utförts under som längst 180 kalenderdagar under det intjänandeår han eller hon insjuknar. Om sjukfrånvaron fortsätter in på nästa intjänandeår tjänar den anställde in semesterlön under ytterligare 180 kalenderdagar. Om sjukfrånvaron fortsätter därefter tjänar den anställde inte in någon ytterligare semesterlön.
Frånvaron upphör att vara semesterlönegrundande då arbetstagaren varit helt frånvarande från arbetet under ett helt intjänandeår. Vid deltidsfrånvaro på grund av sjukdom gäller olika tidsperioder för arbetare och tjänstemän. Läs mer i avsnittet om Lön och ersättning om hur antalet semesterdagar och sysselsättningsgraden beräknas vid sjukfrånvaro.
Återgång i arbete som överstiger 14 kalenderdagar innebär dock att en ny semesterlönegrundande period börjar löpa. Under ett och samma intjänandeår blir det dock inte fler än 180 dagar som är semesterlönegrundande.
Vid konstaterad arbetsskada är hela frånvaroperioden semesterlönegrundande upp till ett helt intjänandeår.
- Föräldraledighet
Ledighet med graviditetspenning:
Max 50 kalenderdagar per barn (60:e-11:e dagen före beräknad nedkomst) är semesterlönegrundande.
Vid ledighet med föräldrapenning:
För vardera föräldern är högst 120 kalenderdagar per barn semesterlönegrundande. Detta gäller vid föräldraledighet som tas ut vid barns födelse eller adoption. För ensamstående förälder (person som inte kan dela föräldraledigheten) är högst 180 kalenderdagar semesterlönegrundande.
Vid ledighet med tillfällig föräldrapenning:
Vid tillfällig vård av barn är högst 120 kalenderdagar per barn och intjänandeår semesterlönegrundande. För ensamstående förälder (person som inte kan dela föräldraledigheten) gäller 180 dagar.
- Ledighet på grund av smittorisk
180 kalenderdagar är semesterlönegrundande enligt regeln om ersättning på grund av smittorisk i socialförsäkringsbalken.
- Närståendevård
Högst 45 kalenderdagar sammanlagt för varje person som vårdas är semesterlönegrundande.
- Studier
Ledighet för studier är endast i nedan angivna undantagsfall semesterlönegrundande.
Studieledighet är semesterlönegrundande i 180 kalenderdagar vid ersättning för teckenspråksutbildning för vissa föräldrar och facklig utbildning.
Vid grund- och repetitionsutbildning enligt lagen om totalförsvarsplikt är 60 kalenderdagar semesterlönegrundande.
Hela perioden för grundläggande svenskundervisning för invandrare (SFI) är semesterlönegrundande.
3. Semester för nyanställda
Under ett semesterår kan en anställd få sammanlagt högst 25 semesterdagar i anställningar hos olika arbetsgivare.
Har den nyanställde inte fått ut alla sina semesterdagar hos den förre arbetsgivaren, har han eller hon rätt att få ut resten av semesterdagarna hos den nya arbetsgivaren. Dessa är då så kallade obetalda semesterdagar. (Eventuell intjänad semesterlön som inte lagts ut som ledighet i den tidigare anställningen får den anställde utbetald som semesterersättning när anställningen hos den tidigare arbetsgivaren upphör.)
Om anställningen börjar under perioden den 1 april–31 augusti får den nyanställde rätt till högst 25 obetalda semesterdagar under tiden fram till 1 april året därpå.
Om anställningen börjar under perioden den 1 september–31 mars får den nyanställde rätt till fem obetalda semesterdagar hos den nya arbetsgivaren under återstoden av semesteråret, det vill säga fram till den 1 april påföljande år.
Om det innan en anställning har upphört står klart att en ny anställning mellan arbetsgivaren och den anställde kommer att påbörjas i nära anslutning till den tidigare, ska anställningarna i semestersammanhang räknas som en anställning. Med nära anslutning menas endast ett par veckor. Bestämmelsen förutsätter att den anställde har förklarat att semesterförmånerna ska föras över till nästa anställning.
Ledighet utan löneavdrag (förskottssemester)
Om arbetsgivaren inte kan ge en nyanställd medarbetare arbete under huvudsemestern och den anställde inte vill ta ut obetald semester, kan arbetsgivaren och den anställde komma överens om ledighet utan löneavdrag. Den anställde får då ut sin ordinarie månadslön.
Överenskommelsen ska vara skriftlig och träffas lämpligen vid anställningstillfället. Den kan förslagsvis skrivas på följande sätt:
”Ledighet utan löneavdrag utläggs med ______dagar under semesteråret_____och med_____under semesteråret_______Antalet obetalda semesterdagar minskar med motsvarande antal dagar under respektive semesterår”
Om anställningen upphör inom 5 år kan det belopp som motsvarar lönen under förskottsemestern räknas av från innestående lön och/eller semesterersättning. Detta gäller dock inte om anställningen upphör på grund av:
- uppsägning på grund av arbetsbrist
- arbetstagarens sjukdom
- förhållanden som avses i § 4 tredje stycket första meningen anställningsskyddslagen.
Semesterpermittering – Endast Tekoavtalet IF Metall
Mellan Teko och IF Metall finns en överenskommelse om permitteringslön. Det finns ingen motsvarande överenskommelse för tjänstemän.
OBS! Överenskommelsen om permitteringslön ska inte förväxlas med avtalen om korttidsarbete. Vad som gäller vid korttidsarbete kan du läsa mer om här.
Enligt överenskommelsen har arbetsgivaren möjlighet att i samband med semesterstängning permittera arbetare som inte har tillräckligt antal betalda semesterdagar för perioden.
Permittering innebär att arbetsgivaren inte tillhandahåller något arbete och i samband med det befriar arbetstagaren från dennes närvaroplikt. I sådant fall betalar arbetsgivaren permitteringslön, vilken normalt är densamma som arbetstagaren skulle ha erhållit om han eller hon hade utfört arbete.
Vid permittering med anledning av semesterstängning i samband med huvudsemestern gäller dock ett undantag som innebär att arbetsgivaren inte betalar någon permitteringslön under högst tio arbetsdagar. Om permitteringen pågår längre tid än så betalas permitteringslön för resterande dagar.
En arbetsgivare som har behov av att permittera anställda på grund av semesterstängning ska förhandla med facket. Efter avslutad förhandling kan arbetsgivaren fatta beslut om permittering. Anställningen bibehålls under permitteringen.
4. Lägga ut semester
Huvudsemester
Arbetsgivaren ska som huvudregel förlägga huvudsemestern under fyra sammanhängande veckor under perioden juni-augusti (sommarsemestern). Arbetsgivaren kan avtala med en eller flera arbetstagare om att lägga semestern under andra tider. Genom en lokal överenskommelse med den fackliga organisationen går det också att flytta huvudsemestern för samtliga anställda till annan tidsperiod.
Om arbetsgivaren inte träffat överenskommelse med den anställde eller den fackliga organisationen om förläggningen av huvudsemestern, har samtliga medarbetare rätt till fyra sammanhängande veckor under perioden juni-augusti.
Arbetsgivaren ska i god tid före förläggningen av sommarsemestern meddela samtliga anställda hur många betalda semesterdagar de har rätt att ta ut under semesteråret. En anställd som vill spara semesterdagar, eller ta ut sparade semesterdagar, ska snarast meddela arbetsgivaren. Enligt semesterlagen är det inte möjligt att under ett semesterår både spara semester och ta ut sparade semesterdagar.
Förhandlingsskyldighet
Arbetsgivare ska på eget initiativ kalla facket (till exempel klubben eller arbetsplatsombudet) till förhandling om hur sommarsemestern ska läggas ut. Facket företräder då enbart de som är organiserade. Om den fackliga organisationen inte vill förhandla, ska arbetsgivaren i stället samråda direkt med den anställde. Arbetsgivaren måste också samråda med oorganiserade medarbetare innan deras semester läggs ut. Ytterst är det arbetsgivaren som beslutar när semestern läggs ut.
Om varken förhandling eller samråd leder till någon överenskommelse får arbetsgivaren i sista hand ensam besluta om semesterledighetens förläggning. Arbetsgivaren ska då underrätta den anställde senast den 1 april.
Den femte semesterveckan
Hur de kvarvarande fem semesterdagarna ska förläggas hanteras vanligen genom samråd med de anställda. Om enighet inte uppnås genom samråd, bestämmer arbetsgivaren över förläggningen av den femte semesterveckan. Den kan då läggas ut i en period eller delas upp. När arbetsgivaren ensidigt beslutat om förläggning av den femte semesterveckan, ska den anställde få besked senast två månader innan ledigheten påbörjas.
En anställd som vill spara den femte semesterveckan (eller delar av den) har rätt att göra det. Mer information om rätten att spara semesterdagar hittar du under rubriken ”Sparande av semesterdagar”.
Arbetsgivaren har inte en primär förhandlingsskyldighet i fråga om förläggningen av de sista fem semesterdagarna. Inget hindrar dock arbetsgivaren att ta upp frågan om förläggningen av även dessa dagar under den primära förhandlingen om huvudsemestern. Har förhandling med ett eller flera fackförbund ägt rum, behöver inte arbetsgivaren samråda med de anställda som tillhör dessa fackförbund. Arbetsgivaren måste emellertid samråda med oorganiserade anställda, samt anställda som är medlemmar i andra fackliga organisationer.
5. Semester för intermittent deltidsarbetande – Tjänstemannaavtalet Unionen/Sveriges Ingenjörer/Ledarna
För en deltidsanställd som arbetar färre än 5 dagar varje vecka (intermittent deltidsarbetande) läggs semesterdagarna ut enbart på schemalagda arbetsdagar (nettosemesterdagar). Deltidsanställd har inte rätt till längre semester än en heltidsanställd. Därför måste det totala antalet semesterdagar (bruttosemesterdagar) som ska läggas ut under semesteråret räknas om i förhållande till den deltidsanställdes andel av full ordinarie arbetstid.
Beräkning av nettosemesterdagar
I tabellen nedan framgår hur många nettosemesterdagar en deltidsanställd tjänsteman har rätt till per semesterår.
Omräkning från bruttosemesterdagar till nettosemesterdagar för varje given semesterperiod sker enligt formeln:
Antal arbetsdagar per vecka / 5 x antal bruttosemesterdagar för den aktuella perioden = antal semesterdagar som ska läggas ut den aktuella perioden (nettosemesterdagar).
Avrundning sker alltid uppåt till närmaste heltal.
För att kunna beräkna antalet nettosemesterdagar behöver arbetsgivaren i god tid före semesterförläggningen meddela alla anställda hur många betalda semesterdagar som var och en har. Den anställde måste i sin tur meddela arbetsgivaren om hon eller han under semesteråret vill spara eller ta ut sparade semesterdagar. Om den anställde vill ta ut sparade semesterdagar måste detta meddelas arbetsgivaren senast två månader i förväg.
När semesterdagar läggs ut går det alltid åt en hel semesterdag för varje arbetsdag oavsett om arbete skulle ha utförts under en hel eller del av dag. En arbetsfri dag som enligt schema infaller under semesterledigheten konsumerar som konsekvens inte en semesterdag.
6. Sparande av semesterdagar
Enligt semesterlagen kan fem semesterdagar varje semesterår sparas till ett senare semesterår. Minst 20 av de betalda semesterdagarna måste alltså läggas ut som ledighet under semesteråret. Obetalda semesterdagar får inte sparas.
Om en tjänsteman har rätt till flera semesterdagar än 25, exempelvis 30 dagar, krävs en överenskommelse med arbetsgivaren för att kunna spara dessa överskjutande dagar. Arbetsgivaren och den anställde ska då även komma överens om vilket semesterår som dagarna ska läggas ut, samt om förläggningen. Detta gäller för Tjänstemannaavtalet Unionen/Sveriges Ingenjörer/Ledarna.
Anställda får inte spara semester under samma semesterår som sparade semesterdagar tas ut. Det innebär att det år som den anställde önskar ta ut sparade semesterdagar ska han eller hon först utnyttja årets semesterdagar och får inte spara någon av dem. Har den anställde tio sparade semesterdagar kan han eller hon ta ut exempelvis fem av dem men måste då samtidigt ta ut de ordinarie 25 semesterdagarna.
Semester får sparas i som längst 5 år. En arbetstagare som är berättigad till 25 semesterdagar per år kan därmed maximalt spara 25 semesterdagar. Vid maximalt sparande kan alltså den totala semestern efter 5 år bli 10 veckor (5 veckors sparad semester + 5 veckor av årets semester).
Utläggning av sparade semesterdagar
Den anställde måste lämna besked om han eller hon vill spara betalda semesterdagar eller ta ut tidigare sparade semesterdagar i samband med förhandling eller samråd om utläggningen av årets huvudsemester. Vill den anställde få ut sparade semesterdagar på annat sätt än i anslutning till sommarsemestern ska den anställde anmäla detta till arbetsgivaren senast 2 månader före den önskade semesterledigheten.
Sparade semesterdagar ska tas ut i den ordning som de sparats.
Om den anställde har minst 5 sparade semesterdagar har han eller hon rätt att få de sparade semesterdagarna och hela årets semesterledighet utlagda i en följd. Arbetsgivaren och den anställde kan dock komma överens om någonting annat.
En tjänsteman som har rätt till fler semesterdagar än 25 och som sparat dels semesterdagar enligt lag (dag 20-25), dels semesterdagar efter överenskommelse med arbetsgivaren, ska ta ut de dagar som sparats enligt semesterlagen först. Detta gäller endast medarbetare som omfattas av Tjänstemannaavtalet.
Arbetsgivaren är enligt semesterlagen skyldig att lägga ut den sparade semestern inom fem år. Om arbetsgivaren och den anställde inte kommer överens om förläggning av de sparade dagarna bestämmer arbetsgivaren ensidigt, dock först efter samråd med den anställde. I sådant fall måste dock ledigheten förläggas till det år som arbetstagaren väljer. Om den anställde planerat att vara ledig det femte året men en situation uppstått som medför betydande olägenhet, kan arbetsgivaren och den anställde komma överens om att semesterdagarna ska läggas ut under det sjätte året. Betydande olägenhet kan exempelvis vara sjukdom inom den anställdes familj som medför att den tänkta längre ledigheten inte kan tas ut.
Övriga semesterdagar som inte lagts ut under semesteråret
Det händer att inte ens 20 av årets intjänade semesterdagar har kunnat läggas ut, till exempel på grund av längre sjukfrånvaro. Dessa semesterdagar, som alltså inte lagts ut och som understiger 20, kan aldrig sparas. Som huvudregel omvandlas istället dessa semesterdagar till semesterersättning, som betalas ut efter semesterårets utgång. Den anställde ska dock om möjligt ha 25 betalda semesterdagar när det nya semesteråret börjar. Arbetsgivaren får därför inte betala ut semesterersättning för fler semesterdagar än att det totalt blir 25 betalda semesterdagar följande semesterår.
Exempel
En anställd är sjuk under hela semesteråret. Semesterledighet (på 25 dagar) har därför inte kunnat läggas ut. Vid semesterårets slut förfaller de 25 semesterdagarna till betalning.
Men eftersom den anställde på grund av sin sjukfrånvaro endast har tjänat in 13 semesterdagar (180 dagars semesterlönegrundande frånvaro) till det kommande semesteråret, måste arbetsgivaren reservera 12 av de 25 semesterdagarna till det kommande semesteråret för att den anställde ska kunna få 25 betalda semesterdagar.
7. Semesterlön vid ändrad sysselsättningsgrad
Om en anställd under intjänandeåret ändrar sysselsättningsgrad ska semesterlönen proportioneras mot den nya sysselsättningsgraden.
Den närmare beräkningen kan du läsa om i respektive kollektivavtal:
Tekoavtalet IF Metall § 9 mom 3
Tjänstemannaavtalet Unionen/Ledarna/Sveriges Ingenjörer § 5 mom 4:4
8. Ersättningssemester
Om den anställde under beviljad pågående semester exempelvis blir sjuk eller måste vårda sjukt barn, kan den anställde begära att de aktuella semesterdagarna inte ska räknas som semester. Den anställde kan då begära att de aktuella dagarna ska avräknas från semestern.
Denna möjlighet till avräkning gäller endast vid sjukdom eller arbetsskada samt vid semesterlönegrundande frånvaro enligt §§ 17 a och 17 b Semesterlagen. Högre upp i avsnittet kan du läsa mer om semesterlönegrundande frånvaro. Den anställde ska begära avräkning senast när han eller hon återgår i arbete efter semesterledigheten.
Den anställde ska givetvis styrka de skäl som åberopas för varför avräkning från semestern ska göras. Det kan vara lämpligt att på bolaget införa särskilda rutiner för sjukanmälan under semesterledighet, exempelvis med krav på förstadagsintyg.
De semesterdagar som uppkommit efter avräkning kallas vanligtvis ersättningssemester. Ersättningssemestern ska läggas ut i ett sammanhang under innevarande semesterår, om arbetsgivaren och den anställde inte kommer överens om annat. Arbetstagaren har däremot inte rätt att få ut ersättningssemestern i omedelbar anslutning till den tidigare utlagda semestern.
9. Anställningens upphörande
Semester under uppsägningstid
Om semesterledigheten inte är utlagd före uppsägningen måste arbetsgivaren ha den anställdes samtycke för att kunna lägga ut semesterledighet under den anställdes uppsägningstid. Detta gäller oavsett vem som gör uppsägningen, arbetsgivaren eller den anställde, och om uppsägningstiden är max 6 månader.
Om semesterledigheten däremot redan är utlagd före uppsägningen och den anställde säger upp sig själv eller blir uppsagd på grund av personliga skäl gäller den utlagda semesterledigheten. Vid uppsägning på grund av arbetsbrist har däremot den anställde rätt att begära att tidigare beviljad semesterledighet inte ska läggas ut under förutsättning att uppsägningstiden inte är längre än 6 månader.
Verksamhetsövergång
Vid övergång av verksamhet blir den nya arbetsgivaren ansvarig för de semesterförmåner som den anställde tjänat in men inte fått ut före övergången.
Den anställde har inte rätt att få ut semesterersättning i samband med övergången. Vid semestertillfället ska den nya arbetsgivaren betala semesterlön som om övergången av verksamhet aldrig skett. Det är därför viktigt att överlåtaren och den nya arbetsgivaren sinsemellan reglerar värdet av intjänad semesterlön då avtalen om övergång av verksamhet upprättas.
Semesterersättning
När en anställd slutar sin anställning och har en intjänad men inte utbetalad semesterlön, ska han eller hon istället få semesterersättning utbetalad. Semesterersättningen motsvarar värdet för varje betald semesterdag som inte tagits ut, samt värdet av sparade semesterdagar som inte tagits ut. Den närmare beräkningen av semesterersättningen hittar du under Lön och Ersättning.
Arbetsgivaren ska betala semesterersättningen inom en månad från det att anställningen upphört. Om den anställde begär det ska arbetsgivaren skriva ett intyg om hur många av de lagstadgade 25 semesterdagarna som den anställde fått ut under det aktuella året.
10. Semesterersättning vid korta tidsbegränsade anställningar
Vid tidsbegränsade anställningar som är tänkta att vara högst tre månader kan arbetsgivaren och den anställde komma överens om att semesterledighet inte ska läggas ut. I sådant fall har arbetstagaren rätt till semesterersättning.
Arbetsgivaren får inte räkna in semesterersättning i den överenskomna lönen, även om anställningen endast omfattar en kort period. Arbetsgivaren ska alltså alltid betala semesterersättningen utöver den överenskomna lönen. Semesterersättningen ska redovisas på lönespecifikationen.
För arbetare regleras semesterersättning enligt ovan i kollektivavtalet och betalas med 13% på intjänad lön.
För tjänstemän regleras semesterersättning enligt ovan i semesterlagen och betalas med 12% på intjänad lön.
OBS: Semesterersättning i stället för semesterledighet vid korta visstidsanställningar är inte samma sak som den semesterersättning som betalas ut för outtagna semesterdagar i samband med att en anställning upphör. Läs mer under rubriken ”Anställningens upphörande” ovan.
Relevanta länkar
Semesterlagen
Tekoavtalet § 9 Semester, Bilaga 1, Timlön, 7 Semester
Tjänstemannaavtalet § 5 Semester