1. Vi är ett företag med 23 anställda och vi har en anställd som varje år brukar vara ledig en vecka på hösten för att delta i älgjakten. I år har vi fått in flera stora och viktiga beställningar som gjort att projekten går för fullt. Många anställda arbetar övertid och det passar därför väldigt dåligt att bevilja semester just i oktober i år. Vår medarbetare ansökte om semester ganska nyligen och vi har ännu inte beviljat semester. Vad kan vi göra?
Det är arbetsgivaren som beslutar om förläggningen av semester. När det gäller huvudsemestern finns vissa regler att förhålla sig till, som att varje medarbetare har rätt till fyra sammanhängande veckor under perioden juni till augusti och att arbetsgivaren har förhandlingsskyldighet innan förläggningen. Dessutom gäller för all semester att arbetsgivaren ska meddela berörda arbetstagare om förläggningen senast två månader i förväg, om inte överenskommelse har kunnat nås.
Om arbetstagaren inte har meddelat att han eller hon önskar spara semesterdagar förlägger arbetsgivaren även dagar utöver huvudsemestern. Arbetsgivaren ska då samråda med arbetstagaren innan förläggningen.
Har företaget en ordning som låter medarbetarna ansöka om semester utöver huvudsemestern har arbetsgivaren alltså möjlighet att neka ledighet om den sökta ledigheten krockar med exempelvis ett högt orderläge. Om ansökan om semester lämnas in med kort varsel och arbetsgivaren inte har lämnat något tidigare besked får arbetstagaren acceptera ett nej. Arbetsgivaren bör dock se till att lämna besked till arbetstagarna så snart möjligheterna för ledigheten har undersökts.
Redan utlagd semester eller en beviljad ansökan om semester kan inte utan vidare dras tillbaka. För att dra in en beviljad semester krävs oftast en överenskommelse med den anställde.
2. Vi är ett litet företag som inte har möjlighet att ha verksamheten igång under hela semesterperioden. Kan vi som arbetsgivare bestämma när de anställda ska ta semester?
Som regel har varje anställd rätt till fyra veckors sammanhängande ledighet under perioden juni till augusti, om man inte kommer överens om något annat. Denna ledighet brukar kallas för huvudsemester.
Inför huvudsemestern ska arbetsgivaren förhandla förläggningen med facket. Om förhandlingen leder fram till en överenskommelse förläggs semestern enligt denna. Om ingen överenskommelse träffas förlägger arbetsgivaren semestern, och behöver då ta hänsyn till reglerna om fyra veckors sammanhängande ledighet. Om arbetsgivaren fattar ett ensidigt beslut om förläggningen ska berörda arbetstagare underrättas minst två månader innan ledighetens start. Av den anledningen kan det vara bra att hantera semesterfrågan i god tid, exempelvis under mars eller april.
Det är självklart även tillåtet att komma överens med enskilda arbetstagare om förläggningen av individens huvudsemester.
Annan semester än huvudsemestern förläggs också av arbetsgivaren under semesteråret, om arbetstagaren inte har meddelat att han eller hon önskar spara dagar. Även denna semester kan förläggas efter förhandling med facket, men om så inte görs ska arbetsgivaren samråda med den anställde innan den femte (och eventuellt sjätte) semesterveckan förläggs.
3. Vi behöver stänga vår verksamhet över jul och nyår. Kan vi beordra att våra medarbetare tar ut semester under den här perioden?
En arbetsgivare är fri att fatta beslut om att stänga verksamheten under mellandagarna. När det gäller möjligheten att förlägga semester beror den på ett par olika faktorer.
Förutsatt att huvudsemestern, det vill säga normalt fyra veckor under sommarmånaderna, har förlagts på sedvanligt sätt efter förhandling eller överenskommelse, återstår för de flesta arbetstagare ytterligare fem semesterdagar. (Övertidsavlösta tjänstemän kan ha fler dagar.) Om arbetstagarna inte har meddelat att de önskar att spara dagar förlägger arbetsgivaren även dessa under semesteråret. Förläggningen av semesterdagar utöver huvudsemestern kan förhandlas med facket, men om så inte görs ska arbetsgivaren samråda med arbetstagarna. Det är inte nödvändigt att komma överens om förläggningen.
När arbetsgivaren fattar ett ensidigt beslut om förläggningen ska arbetstagarna meddelas två månader innan semestern. Detta innebär att det är bra att vara ute i god tid med planeringen av semesterledighet.
Ibland ställs man som arbetsgivare inför det faktum att det inte finns någon semester att förlägga, typiskt sett på grund av att en medarbetare har meddelat att han eller hon önskar spara ett antal dagar till ett senare år. Alternativ till semesterledighet mellan jul och nyår kan då exempelvis vara att komma överens med de anställda om ledighet genom uttag av tid ur tidbank, eller att förhandla stängningen i ett lokalt arbetstidsavtal och schemalägga ledigheten genom att använda tid som annars hade tjänats in till tidbank.