1. Tag kontakt och håll kontakten
Det är viktigt att kontakta den anställde tidigt i sjukskrivningen och höra efter hur han eller hon mår. Därefter bör arbetsgivaren ha en regelbunden och tät kontakt med den anställde under hela sjukfrånvaron. En bibehållen kontakt ökar möjligheten att den anställde snabbare återgår i arbete. Genom att bjuda in sjukskrivna anställda till sociala tillställningar såsom avtackningar, julmiddagar och sommaravslutningar visar arbetsgivaren omtanke om de anställda och möjliggör för den sjukskrivna att fortsätta vara en del av arbetsplatsens sociala gemenskap.
Den anställde har också ett ansvar att hålla kontakt med arbetsgivaren under hela sjukskrivningen och ska löpande hålla bolaget informerat om sjukskrivningen, arbetsförmågan, planerade rehabiliteringsåtgärder och annan liknande väsentlig information.
Dokumentera samtliga kontakter och försök till kontakter med den anställde samt vad som framkommer under sådana samtal.
2. Inled arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering snarast
Planera tidigt i sjukfrånvaron ett möte med den anställde för att ta reda på om det finns behov av arbetsanpassning. Om ett behov av arbetsanpassning finns behöver arbetsgivaren närmare ta reda på vilka åtgärder som kan vara aktuella.
Den information som behövs för att ta ställning till behovet av arbetsanpassning är dels vilka den anställdes arbetsuppgifter är och dels hur och i vilken grad sjukdomen hindrar den anställde från att utföra dessa. När det finns skäl att tro att den anställde inte kommer att kunna återgå till sitt ordinarie arbete utan anpassning bör den anställdes samtliga arbetsuppgifter kartläggas utifrån arbetsinnehåll, arbetsorganisation, fysiska, psykiska och sociala faktorer med mera. Om den anställde inte kan utföra arbetsuppgifterna ska du ange vad som hindrar honom eller henne och om en arbetsanpassning kan göras.
Utöver arbetstagarens egna uppgifter består underlaget ofta av läkarintyg. Den behandlande läkaren saknar dock ofta insyn i förhållandena på arbetsplatsen och kan därför ha svårt att uttala sig om arbetsförmågan i förhållande till arbetets krav. Arbetsgivaren kan då, efter att ha informerat den anställde, kontakta läkaren för att ge kompletterande information om arbetsuppgifterna för att läkaren ska kunna göra en bättre bedömning av den anställdes arbetsförmåga.
I vissa fall kan man redan innan någon arbetsanpassning eller några rehabiliteringsinsatser har påbörjats konstatera att nedsättningen av arbetsförmågan är permanent och att skadan eller sjukdomen är sådan att det inte finns något arbete inom arbetsgivarens verksamhet som den anställde ens efter arbetsanpassning och rehabilitering skulle kunna utföra på grund av sin sjukdom. I dessa fall får utredningen av arbetsförmågan vidgas till att avse även arbetsuppgifter som kan bli aktuella efter omorganisation, omfördelning av arbetsuppgifter eller omplacering.
Det är viktigt är att komma igång med arbetsanpassning tidigt eftersom erfarenhet visar att detta är nyckeln till en framgångsrik rehabilitering.
Att arbetsgivaren har varit aktiv och vidtagit åtgärder tidigt är en av de faktorer som får betydelse för bedömningen av om arbetsgivaren har fullgjort sitt rehabiliteringsansvar. Hur intensiva åtgärderna bör vara beror på hur sjukdomsbilden ser ut och var i processen rehabiliteringen befinner sig.
Nytänkande och omtag kan behöva ske flera gånger under tiden arbetet med anpassning och rehabilitering pågår. Arbetsgivaren bör naturligtvis vara stöttande men också informera den anställde om dennes ansvar att medverka i arbetsanpassning och rehabilitering.
3. Gör vid behov en plan för återgång i arbete
Arbetsgivaren ska ta fram en plan för återgång i arbete senast dag 30 i sjukperioden om det kan antas att en anställd kommer att vara sjukskriven i mer än 60 dagar. Läs mer om plan för återgång i arbete.
Nedan följer exempel på åtgärder som kan vara aktuella i rehabiliteringsarbetet:
Extern arbetsförmågebedömning
Företagshälsovården eller annan expertresurs kan anlitas för att, vid behov, göra en bedömning av arbetsförmågan i förhållande till de arbetsuppgifter den anställde har. Olika experter kan, beroende på omständigheterna, behövas för att arbetsförmågebedömningen ska bli så fullständig som möjligt, exempelvis läkare, ergonom, psykolog och person med särskild kompetens kring beroendeproblematik. Om den anställde ger sitt medgivande kan de experter som är involverade få tillgång till journalanteckningar från den behandlande läkaren.
Observera att det är viktigt att vara tydlig vid beställningen av arbetsförmågebedömningen att den ska göras i förhållande till den anställdes ordinarie arbete. Ge företagshälsovården eller annan expertresurs de underlag och information om verksamheten som de behöver för att kunna göra en relevant arbetsförmågebedömning. Det är även viktigt att efterfråga en tydlig återkoppling i form av rekommendation och förslag på åtgärder.
Arbetsanpassning
Arbetsanpassning innebär att arbetsförhållandena ska anpassas till de anställdas olika fysiska och psykiska förutsättningar. Detta kan ske generellt, exempelvis vid planering av nya lokaler för verksamheten eller individuellt då en anställd är sjuk och har nedsatt arbetsförmåga.
Arbetsanpassning kan göras i förebyggande eller rehabiliterande syfte och ske tillfälligt eller permanent. En avvägning måste alltid göras mellan kostnaden och effekten av en åtgärd. Exempel på arbetsanpassning kan vara särskild arbetsutrustning och arbetshjälpmedel, det vill säga anpassade maskiner, anordningar, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet. Även datorutrustning, mobiltelefoner och de program eller appar som används kan i vissa fall behöva ses över. När det gäller arbetsorganisationen kan den anpassas genom att ändra arbetspassens längd och förläggning. Arbetsanpassning kan även ske genom förändrade arbetsuppgifter eller om möjligt omfördelning av arbetsuppgifter.
Arbetsanpassning och rehabiliteringsåtgärder ska i första hand syfta till att få tillbaka den anställde i den tjänst han eller hon ursprungligen hade, i andra hand möjliggöra arbete som är så likt detta som möjligt. Huvudregeln är därför anpassning före omplacering utom i de fall en omplacering utifrån både arbetsgivarens och den anställdes perspektiv framstår som mer ändamålsenlig.
Omplacering
Omplacering kan bli aktuellt om det finns lediga arbetsuppgifter som den anställde har tillräckliga kvalifikationer för. Aktualiseras frågor om omplacering av den anställde och dessa har diskuterats och beslutats i en anpassningsgrupp eller på rehabiliteringsmöten får arbetsgivaren anses ha fullgjort eventuell förhandlingsskyldighet gentemot facket. Detta gäller under förutsättning att den aktuella fackliga företrädaren som har rätt att företräda den anställde har deltagit i mötena. I dessa fall är det viktigt att dokumentera den fackliga företrädarens mandat, liksom diskussionen och besluten i ett skriftligt protokoll.
Om den anställde har nekat till medverkan från facket i arbetet med rehabilitering och arbetsanpassningen och det sedan blir aktuellt att omplacera den anställde eller förse personen med förändrade arbetsuppgifter i sådan mån att det är fråga om viktigare förändring av arbets- eller anställningsförhållanden, är arbetsgivaren skyldig att påkalla och förhandla med facket.
Arbetsträning
Arbetsträning är en rehabiliteringsåtgärd som syftar till att den anställde ska återfå sin arbetsförmåga genom att träna på vissa arbetsuppgifter. Under arbetsträningen betalas ingen sjukpenning ut, men ingår arbetsträningen i den rehabiliteringsplan som Försäkringskassan upprättar kan den anställde ansöka om rehabiliteringsersättning.
Arbetsträningen bör i första hand genomföras på den arbetsplats där den anställde har sin anställning. Under arbetsträningen utför normalt någon annan de arbetsuppgifter som den anställde inte klarar av eller hinner med. Om det inte är troligt att den anställde kan återfå sin arbetsförmåga genom arbetsträning bör andra åtgärder vidtas. En omplacering till ett enklare arbete kan då vara ett alternativ och arbetsträning kan då ske inför det arbetet.
4. Uppföljning och utvärdering av åtgärder
Det är viktigt att de åtgärder som har planerats genomförs och följs upp med jämna mellanrum. Efter hand kan nya åtgärder bli aktuella beroende på hur väl de tidigare har fungerat. Som arbetsgivare bör du inte ”släppa taget” om rehabiliteringen eftersom åtgärder som vidtagits långt tillbaka i tiden inte kan åberopas till stöd för att du har fullgjort ditt rehabiliteringsansvar.
5. Dokumentera alla delar i arbetet
Det är viktigt att redan från början dokumentera hela rehabiliteringsprocessen såsom telefonsamtal och andra kontakter, möten, förslag på anpassningar och åtgärder samt möjligheter till omplacering eller omfördelning av arbetsuppgifter. Även möten eller samtal som uteblir är viktigt att dokumentera. En åtgärd som diskuterats men inte genomförts är ändå värd att dokumentera eftersom det visar att arbetsgivaren undersökt olika möjligheter. Notera då också varför åtgärden ej genomförts. Det är vanligt att rehabiliteringsarbetet tar tid, därför är det extra viktigt att utvärdera åtgärder och att dokumentera alla delar noggrant. En noggrann dokumentation kan även få betydelse för bedömningen av om rehabiliteringsansvaret har fullgjorts vid en eventuell rättslig prövning.
6. Avsluta rehabiliteringsarbetet
Rehabiliteringsarbetet kan avslutas då den anställde blivit frisk eller då det konstateras att det inte finns någon möjlighet att ta tillvara den anställdes arbetsförmåga inom ramen för bolagets verksamhet och att ytterligare arbetsanpassning och rehabiliteringsinsatser inte påverkar detta.
Avslutningen sker lämpligen vid ett möte där de inblandade parterna deltar. Arbetsgivaren går då igenom de insatser som gjorts och vilken effekt dessa haft. Mötet ska dokumenteras genom minnesanteckningar eller protokoll och det bör även antecknas om den anställdes nedsättning av arbetsförmågan är permanent samt att denna inte kan utföra något arbete av betydelse i arbetsgivarens verksamhet.
Observera att anställningen inte avslutas automatiskt i och med att rehabiliteringsarbetet avslutas. Information om uppsägning på grund av sjukdom hittar du här.
7. Använd möjligheten att få ekonomiskt stöd
Arbetsgivaren har ibland möjlighet att få ekonomiskt stöd för insatser kopplat till arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering. Bidrag kan till exempel utbetalas om arbetsgivaren behöver anlita externt stöd för att ta fram en plan för återgång i arbete, eller för att initiera åtgärder för arbetstagarens återgång i arbete. Bidrag till arbetshjälpmedel kan också sökas då en anställd behöver hjälp att återgå i arbete efter en längre tids sjukskrivning. Ansökan om dessa stöd görs hos Försäkringskassan. Arbetsgivaren kan även hos AFA Försäkring ansöka om bidrag för arbetslivsinriktad rehabilitering av en anställd som omfattas av Avtalsgruppsjukförsäkring (AGS), mer information om detta finns hos Avtalat.